Quatre trucs ludiques pour écourter une réunion

Marre des meetings soporifiques, des échanges interminables? Adoptées par les start-up les plus innovantes, ces astuces simples et conviviales vous aideront à recadrer le débat."les ingénieurs ne sont pas les meilleurs communicants du monde et ils ont souvent des egos très fort"  constate un dirigent d'une société spécilisée dans le marketing mobile. pour éviter que ses réunions tournent à la foire d'empoigne ou à la séance d'hypnose, cette société  a adopté des techniques permettant de limiter le temps accordé à un sujet, de couper court aux digression et polémiques, puis d'évaluer l'efficacité de la rencontre. Des méthodes inspirées de celles d'Octo, une SSII parisienne très innovante. Mais n'allez pas croire qu'elles sont réservées aux geeks ou aux start-up. Simples à mettre en oeuvre, ne nécessitant ni matériel ni savoir-faire spécifiques, elles sont transposables à toute organisation. En voici quatre, particulièrement payantes.

• Le minuteur: Savoir si le catalogue de vente sera imprimé sur papier glacé ou mat est un sujet crucial pour les commerciaux et la com, mais pas pour le directeur financier ni pour le directeur de la production. Y consacrer une heure quand tout le monde est présent serait un beau gâchis. Pour éviter ce genre de débordement, faites un bref tour de table pour décider du temps à accorder à ce sujet et lancer le chronomètre de votre smartphone ( ou simplement minuteur de cuisine). quand sonne le fin de débat, consultez à nouveau les participants pour savoir s'il mérite d'être poursuivi dans cette réunion ou ultérieurement, en comité réduit.
• La boite à meuh: Jean-Philippe, le directeur des systèmes informatiques, est si content d'avoir trouver une solution pour fusionner l'ancienne base de données et la nouvelle qu'il s'est mis en tête de vous raconter par le menu comment il s'y pris. Autant dire que les délais ne passionnent que lui. C'est le moment de faire retentir la boite à meuh, qu'elle soit à l'ancienne, ornée d'un dessin de vache, ou logé au sein des applis de votre smartphone. Posée au milieu de la table, elle doit être accessible à tous." Dans nos réunions, on a vue des personnes importantes se faire interrompre par leur n-2!" témoigne un directrice. Mais attention à ne pas heurter la sensibilité. "Avant chaque réunion, on explique aux nouveaux la raison de sa présence. le but n'est pas de vexer les gens, mais d'avancer".
• Le bâton de parole: La technique fait un peu boy-scout, mais elle a le mérite de calmer les esprits est susceptible d'enflammer les passions. le principe? choisissez un objet - une peluche, un ballon, un stylo-feutre...- qui fait office de" bâton de parole". Pour l'obtenir, on lève la main, comme à l'école primaire. " Nous l'utilisons avec succès dans nos brainstorming. cela évite le bouhaha" assure un responsable.
• Le Roti: Que les végétariens se rassurent, il ne s'agit pas de leur faire manger de la viande! D'origine anglo-saxonne, l'acronyme Roti est contraction de " Return on Time Invested". A la fin des débats, les participants notent la réunion avec les doigts d'une main. on en lève un si on estime avoir perdu son temps, cinq si le résultat a dépassé nos espérences, trois s'il a comblé nos attentes.